Software per agenzie di viaggio e aziende di trasporto: viaggi, flotta e fatturazione sotto controllo

Agenzie di viaggio e aziende di trasporto persone gestiscono tantissime cose insieme: richieste da più canali, preventivi, prenotazioni, mezzi, autisti, fogli di viaggio, carburante, pedaggi e fatturazione mensile ai clienti aziendali. Quando tutto questo passa da carta, chat e fogli Excel, gli errori aumentano, i contatti si raffreddano e arrivano le contestazioni sulle fatture.

Non importa che siate un tour operator a Firenze, un’agenzia di viaggi d’affari a Milano, una società di NCC e navette a Lugano o un’azienda di trasporto dipendenti verso le aree industriali del Veneto. I problemi di fondo sono gli stessi, e anche le soluzioni.

Due tipi di azienda, due esigenze

Agenzie di viaggio e tour operator

• Raccogliere in un unico punto le richieste da sito, e-mail, telefono, social e agenzia
• Creare in fretta preventivi e programmi giorno per giorno partendo da modelli riutilizzabili
• Gestire prenotazioni di voli, hotel, transfer, escursioni e pacchetti
• Seguire acconti, saldi e pagamenti ai fornitori, anche in più valute
• Ricontattare i potenziali clienti fino alla prenotazione, con promemoria per non dimenticare nessuno
• Inviare ai viaggiatori documenti chiari e con il vostro marchio: voucher, programmi e ricevute

Trasporto dipendenti, NCC e noleggio

• Fogli di viaggio digitali con chilometri, ore, pedaggi e parcheggi inseriti dall’autista
• Schede di mezzi e autisti con avvisi prima della scadenza di assicurazione, revisione, autorizzazioni o patenti
• Pianificazione di percorsi e turni per i clienti aziendali
• Fatturazione mensile per cliente con pacchetti, chilometri e ore extra calcolati in automatico
• Gestione dei mezzi in subappalto e dei pagamenti ai partner
• Controllo di carburante e manutenzione di ogni mezzo

Cosa cambia con il software giusto

• Fatture rapide e corrette: le fatture nascono dai dati dei viaggi, senza ribattere fogli cartacei, con l’IVA giusta e la fatturazione elettronica.
• Meno contestazioni: ogni viaggio è registrato con orari, distanze e approvazioni, e rispondere all’amministrazione del cliente richiede pochi minuti.
• Scadenze sotto controllo: gli avvisi arrivano prima che scadano assicurazioni, autorizzazioni, revisioni o patenti.
• Più conversioni: nessuna richiesta senza follow-up, e vedete quali canali portano davvero prenotazioni.
• Visibilità per il titolare: fatturato, margine per mezzo o per pacchetto, crediti aperti e tassi di conversione a colpo d’occhio.

Le funzioni da cercare

Che acquistiate un prodotto o commissioniate un software su misura, verificate queste basi:

1. Un’app o schermate ottimizzate per smartphone, così autisti, guide e commerciali aggiornano in movimento.
2. Accessi per ruolo: l’autista vede solo i suoi viaggi, il contabile solo ciò che gli serve.
3. Integrazione con il sito, così le richieste online entrano direttamente nel sistema e non in una casella di posta.
4. Integrazione con il gestionale contabile, come TeamSystem, Zucchetti o Danea, per evitare doppi inserimenti.
5. Protezione dei dati ragionevole: passaporti, indirizzi e punti di raccolta dei dipendenti sono dati personali. Il GDPR chiede di conservarli in sicurezza e solo per quanto necessario.
6. Report esportabili per clienti, revisori e la vostra pianificazione.

Pacchetto standard o su misura?

Un software standard per il turismo funziona bene per agenzie con processi classici. Le aziende di trasporto con contratti, tariffe o turni particolari, e le agenzie che uniscono tour e flotta propria, spesso risparmiano più tempo con un sistema su misura. Un approccio sensato è partire da un prodotto di base e personalizzare ciò che rende unica la vostra attività.

Perché le aziende di viaggio e trasporto lavorano con Vimansoft

• Conosciamo il settore. Abbiamo realizzato siti per agenzie e tour operator e sappiamo come vendono e lavorano.
• Un software dedicato alle agenzie: stiamo sviluppando un software per richieste, preventivi, programmi, prenotazioni e pagamenti, adattabile alla vostra agenzia.
• Software operativo collaudato: il nostro software per corrieri gira ogni giorno presso oltre 6 aziende in India, spedizioni internazionali comprese, e la stessa logica vale per viaggi, flotte e autisti.
• Perimetro e prezzo definiti fin dall’inizio, con videochiamate su Zoom, Google Meet o Microsoft Teams nel vostro fuso orario.
• Sito, app e software da un unico team, così le richieste online confluiscono direttamente nel sistema. Leggete la nostra guida ai siti web per aziende di viaggio.

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