Software für Reisebüros und Personenbeförderer: Fahrten, Fuhrpark und Abrechnung im Griff

Reisebüros und Personenbeförderer jonglieren mit vielen Dingen gleichzeitig: Anfragen aus mehreren Kanälen, Angebote, Buchungen, Fahrzeuge, Fahrer, Fahrtenbücher, Kraftstoff, Maut und die monatliche Abrechnung mit Firmenkunden. Läuft all das über Papier, Messenger und Tabellen, schleichen sich Fehler ein, Anfragen versanden und Streit über Rechnungen ist vorprogrammiert.

Dabei spielt es kaum eine Rolle, ob Sie einen Reiseveranstalter in München, ein Geschäftsreisebüro in Zürich, einen Limousinen- und Shuttleservice in Wien oder einen Werksverkehr für Industriebetriebe im Ruhrgebiet führen. Die Probleme ähneln sich, und die Lösungen auch.

Zwei Arten von Reiseunternehmen, zwei Arten von Anforderungen

Reisebüros und Reiseveranstalter

• Anfragen von Website, E-Mail, Telefon, Social Media und Laufkundschaft an einem Ort erfassen
• Angebote und tagesgenaue Reiseverläufe mit wiederverwendbaren Vorlagen schnell erstellen
• Buchungen für Flüge, Hotels, Transfers, Ausflüge und Pauschalreisen verwalten
• Anzahlungen, Restzahlungen und Zahlungen an Leistungsträger verfolgen, bei Bedarf in mehreren Währungen
• Interessenten bis zur Buchung nachfassen, mit Erinnerungen, damit niemand vergessen wird
• Reisenden klare Unterlagen im eigenen Design senden: Voucher, Reiseverläufe und Quittungen

Werksverkehr, Chauffeurdienste und Autovermietungen

• Digitale Fahrtenbücher mit Kilometern, Stunden, Maut und Parkgebühren, direkt vom Fahrer erfasst
• Fahrzeug- und Fahrerstammdaten mit Warnungen vor Ablauf von Versicherung, Zulassung, HU oder Führerschein
• Routen- und Schichtplanung für Firmenkunden
• Monatliche Abrechnung je Kunde mit Pauschalen, Mehrkilometern und Mehrstunden, automatisch berechnet
• Verwaltung von Subunternehmer-Fahrzeugen und Auszahlungen an Partner
• Kraftstoff- und Wartungskosten für jedes Fahrzeug

Was sich mit der richtigen Software ändert

• Schnellere, korrekte Abrechnung: Rechnungen entstehen aus den Fahrtdaten statt aus abgetippten Zetteln, mit korrekter Umsatzsteuer.
• Weniger Diskussionen: Jede Fahrt ist mit Zeiten, Strecke und Freigaben dokumentiert, Rückfragen der Kundenbuchhaltung sind in Minuten beantwortet.
• Fristen im Griff: Erinnerungen kommen, bevor Versicherung, Genehmigungen, Prüftermine oder Führerscheine ablaufen.
• Mehr Buchungen: Keine Anfrage bleibt ohne Nachfassen, und Sie sehen, welche Kanäle wirklich Umsatz bringen.
• Transparenz für die Geschäftsführung: Umsatz, Ertrag pro Fahrzeug oder Reisepaket, offene Posten und Abschlussquoten auf einen Blick.

Worauf Sie achten sollten

Ob Standardprodukt oder Individualsoftware, prüfen Sie diese Grundlagen:

1. Eine App oder mobil optimierte Masken, damit Fahrer, Reiseleiter und Vertrieb unterwegs Daten pflegen können.
2. Rollenbasierte Rechte, damit Fahrer nur ihre Fahrten und die Buchhaltung nur das Nötige sieht.
3. Anbindung an Ihre Website, damit Online-Anfragen direkt im System landen statt im Postfach.
4. Schnittstelle zur Buchhaltung, etwa DATEV, Lexware oder Sage, um doppelte Erfassung zu vermeiden.
5. Durchdachter Datenschutz: Passdaten von Reisenden, Wohnadressen und Abholorte von Mitarbeitern sind personenbezogene Daten. Die DSGVO verlangt, dass Sie sie sicher speichern und nur das Notwendige aufbewahren.
6. Exportierbare Berichte für Kunden, Prüfer und Ihre eigene Planung.

Standardlösung oder Individualsoftware?

Fertige Reisebürosoftware funktioniert gut bei Standardabläufen. Beförderer mit ungewöhnlichen Verträgen, Tarifen oder Schichtmodellen sowie Reisebüros mit eigenem Fuhrpark sparen mit einer maßgeschneiderten Lösung oft mehr Zeit. Ein sinnvoller Weg: mit einem Kernprodukt starten und die Teile anpassen, die Ihr Unternehmen besonders machen.

Warum Reise- und Transportunternehmen mit Vimansoft arbeiten

• Wir kennen die Reisebranche. Wir haben Websites für Reiseunternehmen und Reiseveranstalter umgesetzt und verstehen, wie sie verkaufen und arbeiten.
• Eigene Reisebürosoftware: Wir entwickeln derzeit eine Software für Anfragen, Angebote, Reiseverläufe, Buchungen und Zahlungen und können sie an Ihr Unternehmen anpassen.
• Bewährte Betriebssoftware: Unsere Kurier-Management-Software läuft täglich bei mehr als 6 Kurierunternehmen in Indien, inklusive internationaler Sendungen. Dasselbe Denken lässt sich auf Fahrten, Fuhrpark und Fahrer übertragen.
• Fester Umfang, fester Preis, vorab vereinbart, mit Videocalls über Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams zu Zeiten, die zu Ihrer Zeitzone passen.
• Website, Apps und Software aus einer Hand, damit Online-Anfragen direkt in Ihr System fließen. Lesen Sie auch unseren Beitrag zu Websites für Reiseunternehmen.

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