Corrieri espressi, aziende di pacchi e operatori dell’ultimo miglio vivono di velocità e precisione. Ogni spedizione passa da presa in carico, ritiro, borderò, hub, consegna e fatturazione, e ogni passaggio genera dati. Senza il software giusto quei dati restano in fogli Excel, distinte cartacee e chat, e i clienti continuano a chiamare per chiedere “Dov’è il mio pacco?”.
Che gestiate un servizio di pony express a Milano, una rete regionale di corrieri in Emilia-Romagna, uno spedizioniere a Genova o un servizio di consegne a Lugano, le esigenze sono sorprendentemente simili. Ecco dodici funzioni da verificare, basate sulla nostra esperienza: il nostro software di gestione per corrieri gestisce ogni giorno le operazioni di oltre 6 aziende di spedizioni in India, spedizioni internazionali comprese.
Presa in carico e operatività
1. Inserimento rapido delle spedizioni con tracking automatico
Clienti e indirizzi salvati, ricerca per CAP e calcolo automatico della tariffa riducono l’inserimento a pochi secondi. Il sistema deve generare i numeri di lettera di vettura nel vostro formato e stampare subito le etichette con codice a barre.
2. Listini flessibili
Tariffe per zona, per fascia di peso e per cliente, con peso volumetrico, supplemento carburante, località disagiate e movimentazione speciale applicati automaticamente. I commerciali devono poter quotare con precisione senza chiamare l’ufficio.
3. Gestione dei ritiri
Registrate le richieste di ritiro arrivate da sito, telefono o area clienti, assegnatele agli autisti per zona e confermatele da app, così l’ufficio sa sempre cosa è stato ritirato.
4. Borderò e operazioni di hub
Borderò in partenza e in arrivo, insaccamento e trasferimenti tra hub con lettura del codice a barre a ogni passaggio. Gli aggiornamenti da scansione mantengono il tracking preciso e rendono facile ritrovare i colli mancanti.
5. Distinte di consegna
Assegnate le consegne ad autisti o giri e registrate consegnato, tentativo fallito e reso al mittente con causali standard. Gli autisti aggiornano dal telefono invece di riportare la carta a fine giornata.
6. Prova di consegna elettronica
Nome del destinatario, firma, foto e orario acquisiti sul telefono dell’autista, idealmente con la posizione. La prova di consegna elettronica chiude in fretta le contestazioni ed è spesso richiesta dai clienti aziendali.
Clienti e tracking
7. Tracking online per i vostri clienti
Una pagina di tracking sul vostro sito dove il cliente inserisce il numero e vede ogni evento di scansione. Basta questo per ridurre drasticamente le telefonate “dov’è il mio pacco”, e davanti al cliente resta il vostro marchio, non una piattaforma di terzi.
8. Area clienti e account aziendali
Lasciate che i clienti business creino le spedizioni, carichino ordini massivi, scarichino report e consultino le fatture in autonomia. Per gli e-commerce, un’API o l’importazione di file fa risparmiare ore di inserimento manuale.
9. Notifiche automatiche
SMS, e-mail o WhatsApp alla presa in carico, alla partenza, all’uscita in consegna e alla consegna. I messaggi proattivi riducono le mancate consegne e migliorano l’esperienza del destinatario.
Fatturazione e controllo
10. Fatturazione e contabilità
Fatture, note di credito, incassi e scadenzari, con IVA e fatturazione elettronica gestite correttamente per il vostro paese ed esportazione verso il gestionale contabile.
11. Gestione di affiliati e filiali
Accessi separati, regole provvigionali ed estratti conto per ogni affiliato, agente o filiale, così la crescita tramite partner non diventa un incubo di riconciliazioni.
12. Spedizioni internazionali
Gestite spedizioni internazionali, vettori partner e documenti doganali nello stesso sistema dell’attività nazionale, invece che in un foglio Excel separato per l’export.
Domande da fare prima dell’acquisto
- È in cloud, utilizzabile da ogni filiale, hub e autista ovunque si trovino?
- Si può configurare con il nome della mia azienda, il mio formato di tracking e la mia struttura tariffaria?
- Chi lo ospita, dove sono conservati i dati e come vengono gestiti i backup?
- Rispetta i miei obblighi di protezione dei dati, come il GDPR o la LPD svizzera, per nomi, indirizzi e telefoni dei destinatari?
- Potete migrare i miei dati attuali di clienti e listini?
- Quale assistenza e formazione sono incluse, e in quale fuso orario?
- Si possono aggiungere funzioni specifiche per il mio flusso di lavoro?
Pronto all’uso o su misura?
Un prodotto collaudato e configurato per la vostra azienda vi fa partire in fretta e costa meno di uno sviluppo da zero. La scelta migliore è un software pronto all’uso ma personalizzabile, così non dovete cambiare il vostro modo di lavorare. Se gestite ancora spedizioni e fatture in Excel, leggete la nostra guida sui segnali che avete superato Excel.
Un software per corrieri rende al massimo insieme a un buon sito e a un’app per gli autisti. Realizziamo siti con pagina di tracking e app mobili; scoprite di più sui siti web per corrieri.
Perché i corrieri scelgono Vimansoft
- Collaudato nell’operatività quotidiana: il nostro software è in uso presso oltre 6 aziende di spedizioni in India, per spedizioni nazionali e internazionali.
- Configurato su di voi: marchio, formato di tracking, listini e processi, con funzioni su misura dove servono.
- Perimetro e prezzo definiti fin dall’inizio, con videochiamate su Zoom, Google Meet o Microsoft Teams in orari compatibili con il vostro fuso.
- Un unico partner per software, app per autisti e clienti, sito, hosting e assistenza, dal 2009.
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Dal 2009 Vimansoft Technologies ha seguito oltre 200 aziende con siti web, software su misura, app e marketing digitale. Raccontaci di cosa hai bisogno e ricevi un piano e un preventivo gratuiti e senza impegno.
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