Sistema para transportadoras e empresas de entregas: 12 recursos indispensáveis

Transportadoras, empresas de encomendas e operadores de last mile vivem de rapidez e precisão. Cada envio passa pelo cadastro, pela coleta, pelo manifesto, pelo centro de distribuição, pela entrega e pelo faturamento, e cada etapa gera dados. Sem o sistema certo, esses dados ficam em planilhas, romaneios de papel e conversas de WhatsApp, e os clientes ligam o tempo todo perguntando “Cadê minha encomenda?”.

Seja um serviço de motoboy em São Paulo, uma transportadora regional no Sul, um operador logístico em Lisboa ou uma empresa de entregas de e-commerce em Belo Horizonte, as necessidades são muito parecidas. Esta é uma lista de doze recursos para avaliar, baseada na nossa experiência: nosso sistema de gestão de entregas roda no dia a dia de mais de 6 empresas de courier na Índia, incluindo envios internacionais.

Cadastro e operação

1. Cadastro rápido de envios com código de rastreio automático

Clientes e endereços salvos, busca por CEP ou código postal e cálculo automático do frete reduzem o cadastro a segundos. O sistema deve gerar os códigos de rastreio no seu próprio formato e imprimir na hora as etiquetas com código de barras.

2. Tabelas de frete flexíveis

Fretes por região, faixa de peso e cliente, com peso cubado, taxa de combustível, áreas de difícil acesso e manuseio especial aplicados automaticamente. A equipe comercial deve conseguir cotar com precisão sem ligar para o escritório.

3. Gestão de coletas

Registre pedidos de coleta vindos do site, do telefone ou do portal do cliente, distribua aos motoristas por região e confirme pelo aplicativo, para o escritório saber sempre o que já foi coletado.

4. Manifestos e operação nos centros

Manifestos de saída e chegada, ensacamento e transferências entre bases com leitura de código de barras em cada passagem. Atualizações por leitura mantêm o rastreio exato e facilitam localizar volumes extraviados.

5. Romaneios de entrega

Atribua entregas a motoristas ou rotas e registre entregue, tentativa sem sucesso e devolução ao remetente com motivos padronizados. Os motoristas atualizam pelo celular em vez de trazer papel no fim do dia.

6. Comprovante de entrega eletrônico

Nome de quem recebeu, assinatura, fotos e horário registrados no celular do motorista, de preferência com a localização. O comprovante eletrônico resolve contestações rapidamente e costuma ser exigido por clientes corporativos.

Clientes e rastreio

7. Rastreio online para seus clientes

Uma página de rastreio no seu próprio site, onde o cliente digita o código e vê cada evento. Só isso já derruba as ligações de “cadê minha encomenda” e mantém a sua marca na frente do cliente, e não a de uma plataforma de terceiros.

8. Portal do cliente e contas corporativas

Deixe que clientes empresariais gerem envios, importem pedidos em lote, baixem relatórios e consultem faturas sozinhos. Para lojas virtuais, uma API ou importação de arquivos economiza horas de digitação.

9. Notificações automáticas

SMS, e-mail ou WhatsApp no cadastro, na expedição, na saída para entrega e na entrega. Mensagens proativas reduzem tentativas frustradas e melhoram a experiência do destinatário.

Faturamento e controle

10. Faturamento e financeiro

Faturas, notas de crédito, recebimentos e relatórios de contas a receber, com os impostos e documentos fiscais do seu país tratados corretamente, como CT-e e NFS-e no Brasil ou IVA em Portugal, e exportação para o sistema contábil.

11. Gestão de franquias e filiais

Acessos separados, regras de comissão e extratos de acerto para cada franqueado, agente ou filial, para que crescer com parceiros não vire uma dor de cabeça de conciliação.

12. Envios internacionais

Controle envios internacionais, transportadores parceiros e documentação aduaneira no mesmo sistema da operação nacional, em vez de uma planilha separada para exportação.

Perguntas antes de contratar

• Funciona na nuvem, para cada filial, base e motorista usar de qualquer lugar?
• Pode ser configurado com o nome da minha empresa, meu formato de código de rastreio e minha tabela de frete?
• Quem hospeda, onde ficam os dados e como são feitos os backups?
• Atende minhas obrigações de proteção de dados, como a LGPD no Brasil e o RGPD em Portugal, para nomes, endereços e telefones dos destinatários?
• Vocês migram meus dados atuais de clientes e fretes?
• Que suporte e treinamento estão incluídos, e em qual fuso horário?
• É possível adicionar recursos específicos para o meu processo?

Sistema pronto ou sob medida?

Um produto comprovado, configurado para sua empresa, coloca a operação para rodar rápido e custa menos do que desenvolver do zero. A melhor opção é um sistema pronto para usar, mas personalizável, para você não precisar mudar sua forma de trabalhar. Se você ainda controla envios e faturamento em planilhas, veja nosso artigo sobre os sinais de que sua empresa já superou o Excel.

Um sistema de entregas funciona melhor junto com um bom site e um aplicativo para motoristas. Criamos sites com página de rastreio e aplicativos móveis; saiba mais sobre sites para transportadoras.

Por que transportadoras escolhem a Vimansoft

• Comprovado na operação diária: nosso sistema roda em mais de 6 empresas de courier na Índia, com envios nacionais e internacionais.
• Configurado para você: sua marca, formato de rastreio, tabelas de frete e processos, com recursos sob medida quando necessário.
• Escopo e preço fechados desde o início, com reuniões por Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams em horários compatíveis com o seu fuso.
• Um único parceiro para sistema, aplicativos para motoristas e clientes, site, hospedagem e suporte, desde 2009.