Sistema para agências de viagens e empresas de transporte: viagens, frota e faturamento sob controle

Agências de viagens e empresas de transporte de passageiros lidam com muita coisa ao mesmo tempo: consultas por vários canais, orçamentos, reservas, veículos, motoristas, diários de bordo, combustível, pedágios e o faturamento mensal de clientes corporativos. Quando tudo isso roda em papel, WhatsApp e planilhas, surgem erros, os contatos esfriam e vem a discussão sobre cobranças.

Não importa se você tem uma operadora de turismo em Florianópolis, uma agência de viagens corporativas em São Paulo, uma empresa de transfers em Lisboa ou uma fretadora que leva funcionários para polos industriais em Minas Gerais. Os problemas de fundo são os mesmos, e as soluções também.

Dois tipos de empresa, duas necessidades

Agências de viagens e operadoras de turismo

• Reunir num só lugar as consultas do site, e-mail, telefone, redes sociais e loja
• Montar orçamentos e roteiros dia a dia rapidamente com modelos reutilizáveis
• Gerenciar reservas de aéreo, hotéis, transfers, passeios e pacotes
• Controlar sinais, saldos e pagamentos a fornecedores, em mais de uma moeda se preciso
• Acompanhar os contatos até a reserva, com lembretes para ninguém ser esquecido
• Enviar aos viajantes documentos claros e com a sua marca: vouchers, roteiros e recibos

Fretamento, transfers executivos e locadoras

• Diários de bordo digitais com quilometragem, horas, pedágios e estacionamento registrados pelo motorista
• Cadastro de veículos e motoristas com alertas antes do vencimento de seguro, licenciamento, vistorias ou CNH
• Planejamento de rotas e turnos para clientes corporativos
• Faturamento mensal por cliente com pacotes, quilômetros e horas extras calculados automaticamente
• Gestão de veículos terceirizados e repasses aos parceiros
• Controle de combustível e manutenção de cada veículo

O que muda com o sistema certo

• Faturamento rápido e correto: as faturas são geradas a partir das viagens, sem redigitar fichas de papel, com os impostos e notas fiscais corretos.
• Menos discussões: cada viagem fica registrada com horários, distância e aprovações, e responder ao financeiro do cliente leva minutos.
• Documentação em dia: os alertas chegam antes que seguros, autorizações, vistorias ou habilitações vençam.
• Mais conversão: nenhuma consulta fica sem retorno, e você vê quais canais realmente geram reservas.
• Visão para o dono: faturamento, lucro por veículo ou por pacote, contas a receber e taxa de conversão em um só lugar.

Recursos essenciais

Seja comprando um produto ou encomendando um sistema sob medida, confira o básico:

1. Aplicativo ou telas adaptadas ao celular para motoristas, guias e vendedores atualizarem em movimento.
2. Acessos por perfil, para o motorista ver só suas viagens e o contador só o que precisa.
3. Integração com o site, para que as consultas online entrem direto no sistema, e não numa caixa de e-mail.
4. Integração com o sistema contábil, como Omie, Conta Azul ou PHC, para evitar digitação em dobro.
5. Proteção de dados adequada: passaportes, endereços e pontos de embarque de funcionários são dados pessoais. A LGPD e o RGPD exigem guardá-los com segurança e manter apenas o necessário.
6. Relatórios exportáveis para clientes, auditores e seu próprio planejamento.

Pronto ou sob medida?

Sistemas de turismo prontos funcionam bem para agências com processos padrão. Transportadoras com contratos, tabelas ou escalas diferentes, e agências que combinam passeios com frota própria, costumam ganhar mais tempo com um sistema adaptado. Um caminho sensato é partir de um produto base e personalizar o que torna o seu negócio diferente.

Por que empresas de turismo e transporte trabalham com a Vimansoft

• Conhecemos o setor. Já criamos sites para agências e operadoras e entendemos como elas vendem e operam.
• Sistema dedicado para agências: estamos desenvolvendo um software para consultas, orçamentos, roteiros, reservas e pagamentos, adaptável à sua agência.
• Sistema operacional comprovado: nosso software de entregas roda diariamente em mais de 6 empresas de courier na Índia, inclusive com envios internacionais, e a mesma lógica vale para viagens, frotas e motoristas.
• Escopo e preço fechados desde o início, com reuniões por Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams no seu fuso horário.
• Site, aplicativos e sistema com uma só equipe, para que as consultas online entrem direto no seu sistema. Veja nosso guia sobre sites para empresas de turismo.

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