Eine Besucherverwaltungs-App für Schulen und Hochschulen: mehr Sicherheit ohne Besucherbuch

Die Sicherheit der Schülerinnen und Schüler ist die erste Verantwortung jeder Schule. Trotzdem tragen sich Besucher vielerorts noch in ein Besucherbuch ein, das niemand prüft, und vorzeitige Abholungen werden telefonisch genehmigt. Eltern und Schulträger erwarten zunehmend mehr.

Eine eigenständige Besucherverwaltungs-App auf einem Tablet am Empfang hebt den Sicherheitsstandard schnell an, unabhängig davon, ob Sie eine Schulverwaltungssoftware nutzen.

Was die App kann

• Besucheranmeldung: Name, per Einmalcode bestätigte Mobilnummer, Anlass, Ansprechpartner und Foto
• Freigabe durch den Gastgeber: Lehrkraft oder Sekretariat wird benachrichtigt und gibt den Zutritt frei
• Besucherausweis mit Foto und Uhrzeit, gedruckt oder auf dem Smartphone
• Abmeldung beim Verlassen des Geländes
• Prüfung bei vorzeitiger Abholung: Abgleich mit hinterlegten Abholberechtigten samt Foto und sofortige Info an die Eltern
• Einträge für Personal, Handwerker und Lieferanten als regelmäßige Besucher
• Warnhinweise für Personen mit Hausverbot

Was die Schulleitung erhält

• Ein durchsuchbares Besucherprotokoll mit Fotos
• Wer gerade auf dem Gelände ist, für Räumungsübungen und Notfälle
• Berichte für Schutzkonzept, Prüfungen und Aufarbeitung von Vorfällen

Warum eine eigenständige App?

• Schnell entwickelt und eingeführt, weil keine Anbindung an andere Systeme geplant und getestet werden muss.
• Geringere Kosten, denn die App erfüllt eine Aufgabe, und die gut.
• Leicht für das Sekretariat, mit nur den Masken, die gebraucht werden.
• Keine Störung bestehender Systeme; Protokolle jederzeit als Excel oder PDF.
• Ausbaufähig: Wenn sie sich bewährt, lässt sie sich später an größere Systeme anbinden.

Besucherfotos und Telefonnummern sind personenbezogene Daten: nur so lange speichern, wie Ihr Schutzkonzept es verlangt, Zugriff begrenzen und bei der Anmeldung kurz auf den Datenschutz hinweisen, wie es die DSGVO verlangt.

Warum Vimansoft

• Wir starten bei Ihren Abläufen, nicht bei einer Vorlage, und halten die App schlank.
• Läuft auf Android-Tablet oder iPad am Empfang, mit Benachrichtigungen auf den Smartphones des Personals.
• Ein einfaches Web-Dashboard für die Schulleitung, mit Excel- und PDF-Export.
• Sicheres Cloud-Hosting, Backups und Support durch uns.
• Fester Umfang und klare Preise, vor Projektstart vereinbart.

Lesen Sie auch über Apps für Eltern und Lernende oder entdecken Sie unsere App-Entwicklung und Individualsoftware.