Software per la gestione della manutenzione: antincendio, ascensori e assistenza tecnica

Per le aziende antincendio, le ditte di manutenzione ascensori, i concessionari di carrelli elevatori, gli specialisti del trattamento acque, gli impiantisti HVAC e le aziende di gruppi elettrogeni, i contratti di manutenzione sono la base di un fatturato prevedibile. I clienti pagano ogni anno per visite programmate, intervento prioritario in caso di guasto e tranquillità. Ma quando centinaia di contratti, visite, urgenze e tecnici si gestiscono con fogli Excel, una casella condivisa e un gruppo WhatsApp, il fatturato si perde senza far rumore.

Il problema è lo stesso che manuteniate impianti sprinkler a Milano, ascensori a Roma, compressori a Brescia, pompe a Bologna o impianti di climatizzazione a Lugano. E anche la soluzione: un unico sistema che conosce ogni contratto, ogni impianto e ogni intervento.

Dove le aziende di assistenza perdono soldi

• Contratti che scadono senza che nessuno invii l’offerta di rinnovo
• Manutenzioni programmate dimenticate, rimandate o mai pianificate
• Chiamate di guasto perse nei messaggi di un tecnico o su una linea occupata
• Rapportini cartacei contestati dal cliente, o introvabili per un ispettore o un assicuratore
• Ricambi montati in campo ma mai fatturati
• Nessuna visione chiara di dove sia ogni tecnico e di quali interventi siano ancora aperti

Cosa può includere un software di gestione della manutenzione

Un buon sistema segue la vita di ogni cliente, sito e impianto, dall’installazione al rinnovo. Questi sono i moduli più richiesti:

• Anagrafiche di clienti, siti e impianti: ogni apparecchiatura installata in ogni sito, con matricola, data di installazione, garanzia e storico completo degli interventi.
• Gestione dei contratti: condizioni, copertura, frequenza delle visite, pianificazione automatica, avvisi di rinnovo e offerte di rinnovo pronte da inviare.
• Ticket di intervento: guasti e reclami registrati da telefono, e-mail, modulo web o area clienti, con priorità e tempi di intervento obiettivo.
• App per i tecnici: interventi assegnati, percorso, storico dell’impianto, checklist, foto, ricambi usati, firma del cliente e rapportino digitale generato sul posto, anche con poco segnale.
• Ricambi e magazzino: ricambi per intervento e per furgone, giacenze, avvisi di riordino e fatturazione automatica dei ricambi a pagamento.
• Registri di conformità: controlli e prove come la revisione degli estintori, le prove di allarmi e sprinkler o le verifiche periodiche degli ascensori, collegati a ogni impianto e facili da esportare per un ispettore o un assicuratore.
• Fatturazione e incassi: fatture di contratto, interventi a pagamento con IVA corretta e fattura elettronica, e solleciti di pagamento.
• Cruscotti: ticket aperti, tempi di intervento, visite in ritardo, rinnovi in arrivo e produttività dei tecnici.

Conformità senza rincorrere la carta

Nell’antincendio e nella manutenzione degli ascensori i registri non sono facoltativi. Norme e regolamenti cambiano da paese a paese, dalle norme UNI e dal registro antincendio in Italia alle prescrizioni cantonali in Svizzera, ma tutte chiedono di dimostrare cosa è stato controllato, quando, da chi e con quale esito. Checklist digitali costruite sulle norme che applicate, foto con data e ora e rapportini firmati rendono gli audit molto meno stressanti. I dati dei clienti vanno conservati in sicurezza, con accessi conformi al GDPR.

I risultati che potete aspettarvi

• Più contratti rinnovati, perché promemoria e offerte partono in tempo
• Interventi più rapidi sui guasti e meno clienti scontenti
• Rapportini digitali professionali che creano fiducia e portano passaparola
• Fatturazione precisa di ricambi e lavori extra
• Titolari e responsabili che smettono di rincorrere aggiornamenti al telefono

Come introdurlo

1. Partite da contratti e rinnovi, perché di solito è lì il ritorno più rapido.
2. Aggiungete ticket e app per i tecnici così ogni intervento viene registrato e chiuso con un rapportino.
3. Collegate ricambi, fatturazione e sito web quando il team è a suo agio con le basi.

Se i vostri tecnici hanno bisogno di uno strumento dedicato, leggete le nostre idee per un’app per i tecnici in campo, o scoprite come un’app per i controlli antincendio digitalizza le verifiche in poco tempo.

Perché le aziende di assistenza scelgono Vimansoft

• Conosciamo il settore: abbiamo realizzato siti per aziende antincendio e di macchinari industriali e sappiamo come funziona un’attività di servizio.
• App pensate per il campo, su Android e iOS, facili da usare per i tecnici.
• Costruito sui vostri contratti, sulle frequenze di visita e sulle norme che applicate.
• Integrazione con il sito: le richieste di intervento dal sito entrano direttamente nella coda dei ticket.
• Perimetro e prezzo definiti fin dall’inizio, con rilasci per fasi dal nostro team di Bengaluru e videochiamate su Zoom, Google Meet o Microsoft Teams nel vostro fuso orario.

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