Service-Management-Software für Brandschutz, Aufzüge und technische Servicebetriebe

Für Brandschutzfirmen, Aufzugsunternehmen, Stapler- und Fördertechnikhändler, Wasseraufbereiter, Klima- und Lüftungsbetriebe sowie Aggregate-Servicefirmen sind Wartungsverträge das Rückgrat planbarer Umsätze. Kunden zahlen jährlich für regelmäßige Prüfungen, bevorzugte Störungsbehebung und Sicherheit. Doch wenn Hunderte Verträge, geplante Einsätze, Notrufe und Techniker über Excel, ein gemeinsames Postfach und einen Gruppenchat gesteuert werden, versickert Umsatz still und leise.

Das Problem ist dasselbe, ob Sie Sprinkleranlagen in Hamburg warten, Aufzüge in Wien, Kompressoren in Zürich oder Lüftungsanlagen im schwäbischen Mittelstand betreuen. Auch die Lösung ist dieselbe: ein System, das jeden Vertrag, jede Anlage und jeden Auftrag kennt.

Wo Servicebetriebe Geld verlieren

• Wartungsverträge laufen aus, ohne dass jemand ein Verlängerungsangebot schickt
• Vorbeugende Wartungstermine werden verpasst, verschoben oder nie eingeplant
• Störungsmeldungen gehen in den Kurznachrichten eines Technikers oder in einer besetzten Leitung verloren
• Papierprotokolle werden von Kunden angezweifelt oder sind für Prüfer und Versicherer nicht auffindbar
• Vor Ort verbaute Ersatzteile werden nie berechnet
• Kein klarer Überblick, welcher Techniker wo ist und welche Aufträge noch offen sind

Was eine Service-Management-Software umfassen kann

Ein gutes System begleitet jeden Kunden, jeden Standort und jede Anlage von der Installation bis zur Vertragsverlängerung. Diese Module wünschen sich Servicebetriebe am häufigsten:

• Kunden, Standorte und Anlagen: jede installierte Anlage je Standort mit Seriennummer, Einbaudatum, Garantie und vollständiger Servicehistorie.
• Vertragsverwaltung: Vertragsbedingungen, Leistungsumfang, Wartungsintervalle, automatische Einsatzplanung, Verlängerungshinweise und fertige Verlängerungsangebote.
• Servicetickets: Störungen und Reklamationen per Telefon, E-Mail, Website-Formular oder Kundenportal erfassen, mit Prioritäten und Reaktionszeitzielen.
• Techniker-App: zugewiesene Aufträge, Navigation, Anlagenhistorie, Checklisten, Fotos, verbrauchte Teile, Kundenunterschrift und ein digitaler Servicebericht direkt vor Ort, auch bei schwachem Netz.
• Ersatzteile und Lager: Teile je Auftrag und je Servicefahrzeug, Bestände, Nachbestellhinweise und automatische Abrechnung berechenbarer Teile.
• Prüfnachweise: Prüf- und Wartungsprotokolle, etwa für Feuerlöscher, Brandmelde- und Sprinkleranlagen oder Aufzüge, je Anlage gespeichert und für Sachverständige oder Versicherer leicht exportierbar.
• Abrechnung und Forderungen: Vertragsrechnungen, Rechnungen für berechenbare Einsätze mit korrekter Umsatzsteuer und Zahlungsverfolgung.
• Dashboards: offene Tickets, Reaktionszeiten, überfällige Wartungen, anstehende Verlängerungen und Produktivität der Techniker.

Nachweise ohne Zettelwirtschaft

Im Brandschutz und in der Aufzugswartung sind lückenlose Nachweise Pflicht. Normen und Vorschriften unterscheiden sich je nach Land, von DIN- und EN-Normen über die Betriebssicherheitsverordnung bis zu kantonalen Vorgaben in der Schweiz, doch alle verlangen den Nachweis, was wann von wem mit welchem Ergebnis geprüft wurde. Digitale Checklisten auf Basis der Normen, nach denen Sie arbeiten, Fotos mit Zeitstempel und unterschriebene Berichte machen Audits deutlich entspannter. Kundendaten gehören sicher gespeichert, mit Zugriffsrechten, die die DSGVO berücksichtigen.

Was Servicebetriebe erwarten können

• Mehr Vertragsverlängerungen, weil Erinnerungen und Angebote rechtzeitig rausgehen
• Schnellere Störungsbehebung und weniger unzufriedene Kunden
• Professionelle digitale Serviceberichte, die Vertrauen schaffen und Empfehlungen bringen
• Korrekte Abrechnung von Ersatzteilen und Zusatzleistungen
• Inhaber und Führungskräfte, die nicht mehr telefonisch hinter Statusmeldungen herlaufen

So führen Sie das System ein

1. Beginnen Sie mit Verträgen und Verlängerungen, denn dort amortisiert sich die Software meist am schnellsten.
2. Ergänzen Sie Servicetickets und die Techniker-App, damit jeder Auftrag erfasst und mit Bericht abgeschlossen wird.
3. Binden Sie Ersatzteile, Abrechnung und Ihre Website an, sobald das Team die Grundlagen beherrscht.

Brauchen Ihre Techniker ein eigenes Werkzeug, sehen Sie sich unsere Ideen für eine Techniker-App für den Außendienst an oder lesen Sie, wie eine schlanke App für Brandschutzprüfungen Prüfungen schnell digitalisiert.

Warum Servicebetriebe mit Vimansoft arbeiten

• Wir kennen die Branche: Wir haben Websites für Brandschutz- und Industrieausrüstungsunternehmen umgesetzt und verstehen, wie Servicebetriebe arbeiten.
• Praxistaugliche Apps für Android und iOS, mit denen Techniker gern arbeiten.
• Zugeschnitten auf Ihre Verträge, Wartungsintervalle und die Normen, nach denen Sie arbeiten.
• Website-Anbindung: Serviceanfragen von Ihrer Website landen direkt in der Ticket-Warteschlange.
• Fester Umfang und Festpreis, vorab vereinbart und schrittweise geliefert von unserem Team in Bengaluru, Indien, mit Videocalls über Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams in Ihrer Zeitzone.

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