Grossistes, distributeurs et négociants travaillent avec de gros volumes et des marges serrées. Les commandes arrivent toute la journée par téléphone, e-mail et messagerie, le stock tourne vite, les prix changent souvent et les paiements demandent un suivi constant. La moindre erreur coûte de l’argent.
Les logiciels de comptabilité standard établissent des factures, mais collent rarement à la façon dont un distributeur prend les commandes, gère ses promotions et relance ses clients. C’est là qu’un logiciel sur mesure, ou un système paramétré selon vos règles, devient rentable.
Les problèmes du quotidien dans la distribution
- Des commandes oubliées ou en double parce qu’elles arrivent par plusieurs téléphones, boîtes mail et messageries
- Du stock affiché disponible qui n’est pas réellement en entrepôt
- Des prix, remises et promotions différents selon les clients, gérés de mémoire ou sous Excel
- Des commerciaux sur le terrain sans stock ni encours client à jour
- Des encaissements qui glissent faute de suivi de qui doit quoi, et depuis quand
Ce que peut inclure un logiciel de distribution
- Gestion des commandes : téléphone, e-mail, messagerie, commerciaux et portail de commande en ligne dans une seule file.
- Stock multi-entrepôts : réceptions, expéditions, transferts, lots, numéros de série et dates de péremption.
- Tarifs et promotions par groupe de clients, avec remises automatiques, ristournes et minimums de commande.
- Facturation et comptabilité : TVA correcte, facturation électronique conforme à la réforme en France, et lien avec Sage, Cegid, Pennylane ou votre ERP.
- Recouvrement : balances âgées, relances automatiques par e-mail ou message, et encours maximum qui bloque les commandes à risque.
- Une application commerciaux pour prendre des commandes, consulter le stock et enregistrer des règlements depuis un téléphone.
- Un portail ou une application de commande pour que les clients réguliers commandent eux-mêmes, de jour comme de nuit.
- Tableaux de bord : ventes par produit, client et commercial ; stock dormant ; marges par gamme.
L’impact sur l’entreprise
- Moins de commandes perdues ou erronées
- Moins de stock dormant et de ruptures
- Des encaissements plus rapides et moins d’impayés
- Des commerciaux qui vendent au lieu d’appeler le bureau pour vérifier le stock
- Des dirigeants qui décident sur des chiffres en temps réel
Si votre équipe fonctionne encore sur tableurs, voici les signes que vous avez dépassé Excel. Pour le terrain, lisez notre guide des applications de commande pour distributeurs et commerciaux.
Pourquoi grossistes et distributeurs choisissent Vimansoft
- Conçu autour de vos processus, y compris vos promotions, tarifs et règles d’encours.
- Web, mobile et messagerie par la même équipe.
- Compatible avec votre comptabilité, pour que votre expert-comptable continue de travailler comme aujourd’hui.
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